Thực hiệnNghị định số 87/2020/NĐ-CP ngày 28/7/2020 của Chính phủ quy định về Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử, đăng ký hộ tịch trực tuyến; Thông tư số 01/2022/TT-BTP ngày 04/01/2022 của Bộ Tư pháp quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Nghị định số 87/2020/NĐ-CP ngày 28/7/2020 của Chính phủ;, Sở Tư pháp tham mưu Ủy ban nhân dân tỉnh Thái Bình ban hành Kế hoạch 186/KH-UBNDngày 26/11/2024 về mở đợtcao điểmhoàn thành số hóa dữ liệu hộ tịch trên địa bàn tỉnh Thái Bình.Đảm bảo các dữ liệu hộ tịch của tỉnh Thái Bình đã được đăng ký, lưu trữ từ trước thời điểm năm 2016 phải được cập nhật đầy đủ, chính xác vào Hệ thống thông tin đăng ký và quản lý hộ tịch của Bộ Tư pháp, đáp ứng yêu cầu của việc xây dựng Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử toàn quốc và quy định của pháp luật về hộ tịch. 

Sở Tư pháp tổ chức hội nghị tập huấn nghiệp vụ số hóa dữ liệu hộ tịch cho đội ngũ cán bộ, công chức thực hiện số hóa tại địa phương. Tham gia hội nghị có các đồng chí đại diện Lãnh đạo Sở Tư pháp và Công an tỉnh, Lãnh đạo và chuyên viên các phòng chuyên môn của Sở Tư pháp và hơn 500 đại biểu là Công chức phụ trách lĩnh vực hộ tịch của Phòng Tư pháp, Công chức tư pháp - hộ tịch và đại diện Công an các xã, phường, thị trấn.Ngày 29/11/2024 tập huấn cho đội ngũ cán bộ công chức các huyện Thái Thụy, Quỳnh Phụ, Hưng Hà, Tiền Hải; ngày 30/11/2024 tập huấn cho đội ngũ cán bộ công chức các huyện Đông Hưng, Vũ Thư, Thành phố, Kiến Xương. Tại hội nghị, các đại biểu được trực tiếp hướng dẫn các kỹ năng, thao tác liên quan đến số hóa dữ liệu hộ tịch như: Rà soát kiểm tra thông tin dữ liệu trong File Excel/PDF; thực hiện scan/chụp các Sổ hộ tịch gốc với 3 loại sổ đăng ký khai sinh, đăng ký khai tử, đăng ký kết hôn đã được thu thập và phân loại; cách vào phần mềm, đẩy File Excel/PDF vào cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử…

Để triển khai hiệu quả Kế hoạch 186/KH-UBNDcủa Ủy ban nhân dân tỉnh, lãnh đạo Sở Tư pháp đã chỉ đạo quyết liệt việc thực hiện nhiệm vụ, đảm bảo thực hiện có hiệu quả các yêu cầu, nhiệm vụ về số hóa dữ liệu hộ tịch, xây dựng Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử, đăng ký hộ tịch trực tuyến theo quy định tại Nghị định số 87/2020/NĐ-CP ngày 28/7/2020 của Chính phủ quy định về Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử, đăng ký hộ tịch trực tuyến. Chỉ đạo  UBND các huyện, thành phố chỉ đạo Chủ tịch UBND cấp xã bám sát chỉ tiêu, tiến độ được giao để triển khai thực hiện nghiêm túc; thành lập Tổ số hóa dữ liệu hộ tịch, huy động các ngành cùng thực hiện số hóa cả trong và ngoài giờ hành chính; duy trì kiểm tra, giám sát, theo dõi, nắm tiến độ để chỉ đạo kịp thời. 

Trên cơ sở dữ liệu do Cục 06 - Bộ Công an bàn giao gồm dữ liệu đăng ký khai sinh, đăng ký khai tử, đăng ký kết hôn; Công an tỉnh thực hiện bóc tách dữ liệu theo từng đơn vị cấp xã và bàn giao cho Sở Tư pháp.Sở Tư pháp đã tập trung mọi nguồn lực, tốc chiến thực hiện chỉnh sửa vàchuyển dữ liệu lên Phần mềm hộ tịch 158.Chỉ đạo Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn Scan sổ hộ tịch và đặt tên file dữ liệu theo từng sổ, từng năm; sau đóđính kèm file scan, rà soát, chỉnh sửa bổ sung dữ liệu trên phần mềm 158 (Thời gian hoàn thành:ngày 28/12/2024).

Sở Tư pháp đã chủ động ban hành nhiều văn bản hướng dẫn, đôn đốc Ủy ban nhân dân cấp huyện, cấp xã trên địa bàn tỉnh về việc số hóa dữ liệu hộ tịch theo hướng dẫn của Bộ Tư pháp và các văn bản triển khai liên quan đến nhiệm vụ số hóa dữ liệu hộ tịch tại địa phương và đạt được những kết quả tốt.Điển hình như Công văn số 2335/STP-HCTP ngày 03 tháng 12 năm 2024 hướng dẫn một số nội dung liên quan đến thực hiện số hóa dữ liệu hộ tịch  trên phần mềm Hộ tịch 158 để cập nhật đầy đủ, chính xác dữ liệu hộ tịch vào Cơ sở dữ liệu hộ tịch toàn quốc; Công văn 2414/STP – HCTP ngày 12/12/2024 về việc rà soát sổ hộ tịch không đủ điều kiện số hóa, hướng dẫn Uỷ ban nhân dân cấp xã thống kê theo dõi, sử dụng làm căn cứ để thực hiện đăng ký lại hộ tịch khi có yêu cầu và báo cáo số liệu các sổ, trường hợp không đủ điều kiện về phòng Tư pháp để tổng hợp báo cáo Sở Tư pháp. 

Sở phối hợp với Cục Hộ tịch, quốc tịch, chứng thực và Cục Công nghệ thông tin - Bộ Tư pháp, Công an tỉnh thành lập tổ phản ứng nhanh kịp thời tháo gỡ khó khăn về nghiệp vụ trong quá trình số hóa. Yêu cầu UBND huyện chỉ đạo Phòng Tư pháp; Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn triển khai thực hiện số hóa sổ hộ tịch thuộc phạm vi quản lý của đơn vị; đôn đốc, kiểm tra tiến độ việc thực hiện số hóa, định kỳ hàng tuần báo cáo kết quả về Sở Tư pháp. Chỉ đạo các phòng, ban chuyên môn thuộc huyện; Ủy ban nhân dân cấp xã bố trí kinh phí để triển khai thực hiện nhiệm vụ trong phạm vi địa phương quản lý; bố trí nhân sự, cơ sở vật chất như máy tính, máy scan, đường truyền internet bảo đảm việc số hóa sổ hộ tịch thuộc phạm vi quản lý của địa phương; trưng dụng cán bộ của các ngành khác (Mặt trận Tổ quốc, Hội Nông dân, Đoàn Thanh niên, Hội Phụ nữ, giáo viên, học sinh các trường …) để thực hiện.Chỉ đạo Phòng Tư pháp lập các nhóm Zalo của từng huyện, có sự tham gia của đại diện của Sở Tư pháp phụ trách huyện, Phòng Tư pháp, công chức hộ tịch, các đồng chí công an xã và toàn bộ các thành viên tham gia quá trình số hóa của địa phương. Trong quá trình thực hiện số hóa, nếu phát sinh những khó khăn, vướng mắc, những trường hợp liên quan đến nghiệp vụ hộ tịch các địa phương phản ánh ngay lên nhóm zalo chung để Sở Tư pháp, Phòng Tư pháp nắm bắt, xử lý kịp thời. Đồng thời thực hiện nghiêm túc chế độ báo cáo: Ủy ban nhân dân cấp xã báo cáo kết quả thực hiện trước 8 giờ 00 phút hằng ngày; Ủy ban nhân dân cấp huyện báo cáo kết quả về Ủy ban nhân dân tỉnh (qua Sở Tư pháp, Công an tỉnh) trước 9 giờ 00 phút hằng ngày. Sở Tư pháp tổng hợp kết quả thực hiện theo tuần, báo cáo Ủy ban nhân dân tỉnh trước 10 giờ 00 phút ngày thứ 6 hằng tuần.

Tiếp đó, Sở đã tổ chức đợt kiểm tra việc thực hiện số hóa tại một số xã, phường, thị trấn trong tỉnh, kịp thời tháo gỡ khó khăn và tăng cường kiểm tra tại các địa phương thực hiện còn thấp. Việc thực hiện số hóa dữ liệu hộ tịch tính đến 15h ngày 17/12/2024: kết quả đính kèm file scan, rà soát, chỉnh sửa bổ sung dữ liệu trên phần mềm 158 đã chuyển vào Cơ sở dữ liệu hộ tịch được 1.048.361/1.226.929 tổng bản ghi trên 158 đạt 85,45%.

Với nỗ lực lớn, quyết tâm cao, khắc phục mọi khó khăn, Sở Tư pháp và các địa phương, đơn vị đã và đang triển khai thực hiện, hoàn thành tốt mục tiêu, nhiệm vụ đẩy nhanh tiến độ hoàn thành Kế hoạch số 186/KH-UBND về số hoá dữ liệu hộ tịch. Tổ chức thực hiện đợt cao điểm, huy động sự vào cuộc tích cực của các cấp, các ngành, quyết tâm hoàn thành số hóa dữ liệu hộ tịch trên địa bàn tỉnh Thái Bình năm 2024, đáp ứng các yêu cầu, nhiệm vụ về số hóa dữ liệu hộ tịch, xây dựng Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử, đăng ký hộ tịch trực tuyến theo quy định tại Nghị định số 87/2020/NĐ-CP ngày 28/7/2020 của Chính phủ quy định về Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử, đăng ký hộ tịch trực tuyến và Thông tư số 01/2022/TT-BTP ngày 04/01/2022 của Bộ Tư pháp quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Nghị định số 87/2020/NĐ-CP.Đây là bước chuyển mình quan trọng trong công tác số hóa hồ sơ, dữ liệu hộ tịch của tỉnh Thái Bình, đưa công tác quản lý hộ tịch từ quản lý đơn thuần, thủ công đến lưu trữ điện tử hóa hồ sơ, phục vụ công tác quản lý, tra cứu, khai thác thông tin, cấp bản sao, trích lục trên hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu hộ tịch, góp phần thực hiện thắng lợi nhiệm vụ trọng tâm năm 2024 về chuyển đổi số của ngành Tư pháp./.

Hạnh Nga