1  Đăng ký sách, báo

Đăng ký sách, báo là ghi chi tiết vào sổ đăng ký cá biệt từng quyển sách, từng số báo vừa được nhập vào tủ sách.

- Mục đích của việc đăng ký sách, báo: sách, báo mua về nhất thiết phải được ghi vào Sổ đăng ký cá biệt nhằm giúp cho cán bộ quản lý tủ sách pháp luật bảo quản được tài sản, thống kê được số lượng sách để kiểm kê vào dịp cuối năm và lên được danh mục sách thiếu, từ đó có kế hoạch tiếp tục bổ sung.

- Yêu cầu của việc đăng ký sách, báo: công tác đăng ký sách, báo phải được tiến hành thường xuyên, liên tục, kịp thời, chính xác theo thứ tự ngày, tháng nhập hay xuất sách, báo ra khỏi tủ sách.

- Phương pháp đăng ký sách, báo:

+ Đăng ký cá biệt: là việc vào sổ từng quyển sách riêng biệt nhập vào tủ sách. Một tên sách có nhiều bản, thì mỗi bản (quyển) tính là một đơn vị độc lập.

Sổ đăng ký cá biệt phải được bảo quản lâu dài, cẩn thận, viết rõ ràng, sạch sẽ, không được tẩy xoá.

Sổ đăng ký cá biệt được ghi theo số thứ tự, bắt đầu từ số 01. Số này được ghi liên tục từ năm này qua năm khác, từ cuốn này sang cuốn khác (thí dụ: số đăng ký cuối cùng của quyển 1 là 1025 thì quyển thứ 2, số thứ tự sẽ được bắt đầu bằng số 1026). Đồng thời, số đăng ký cá biệt phải được ghi ở trang tên sách (trang chính sau bìa), trang 17 và vào nhãn sách.

Mỗi cuốn sách được ghi vào một dòng của sổ đăng ký cá biệt. Trong sổ đăng ký cá biệt, sách được đăng ký bằng ngôn ngữ xuất bản của cuốn sách đó (tiếng Việt, tiếng dân tộc…). ở cột thứ nhất điền ngày vào sổ; cột thứ 2 là thứ tự; cột thứ 3 là tác giả (nếu có)/tên sách; cột thứ 4 điền các yếu tố liên quan đến xuất bản (nơi xuất bản, năm xuất bản); cột thứ 5 là giá tiền; cột thứ 6 là các yếu tố liên quan đến nhập sách (đợt và ngày nhập sách); cột cuối cùng là phụ chú.

-         Sổ đăng ký cá biệt

Ngày vào sổ	TT	Tên tài liệu, sách, báo	Xuất bản		Giá tiền	Nhập sách		Phụ chú
			Nơi	Năm		Đợt	Ngày

 

 

Các sách được xuất khỏi tủ sách pháp luật (đã nhập vào tủ sách mà nay lại sử dụng vào việc khác không quay trở lại tủ sách nữa), thì phải được xoá tên trong sổ đăng ký cá biệt và phải ghi rõ lý do xuất (ghi ở cột phụ chú của sổ đăng ký cá biệt).

2.  Sơ bộ xử lý kỹ thuật tài liệu, sách, báo

- Đóng dấu: tài liệu, sách, báo mới nhận được phải đóng dấu của tủ sách.

Nội dung dấu của tủ sách pháp luật: Theo quy định tại Công văn số 1272/BTP-TSPL ngày 05 tháng 10 năm 2001 của Bộ Tư pháp, thì nội dung của con dấu tủ sách pháp luật bao gồm:

Tủ sách pháp luật

 Xã/ Phường/Thị trấn…

Kích cỡ của dấu, của các chữ trên dấu:

Cao: 2cm

Rộng: 4cm

Font chữ:

- TỦ SÁCH PHÁP LUẬT (VnTimeH,Bold, cỡ chữ 9)

- XÃ (PHƯỜNG/THỊ TRẤN) (VnBahamasBH, Bold, cỡ chữ 11)

 

 

   

Đối với sách pháp luật: đóng dấu ở trang tên sách (dưới tên sách góc phải) và ở trang 17 (phía dưới, góc phải). Trên dấu ở hai nơi đó sẽ ghi số đăng ký cá biệt của cuốn sách.

Đối với báo, tạp chí: đóng dấu vào trang đầu của báo, tạp chí.

- Dán nhãn sách: việc dán nhãn sách được thực hiện vào phía trên, bên trái của bìa sách

Nhãn sách là một mảnh giấy hình chữ nhật đứng, cao 3cm, dài 2cm bên trong ghi ký hiệu phân loại của tài liệu.

Nhãn gồm hai phần: phần trên của nhãn (1/3) “Tủ sách pháp luật xã/phường/doanh nghiệp/trường học…”, phần dưới ghi ký hiệu phân loại của cuốn sách, dưới cùng ghi số đăng ký cá biệt của cuốn sách.

Nhãn sách:

 

   

2 cm

 

Cách ghi ký hiệu trên nhãn sách: Phần trên của nhãn sách ghi ký hiệu loại hình tài liệu (PQ, NV, TT, 05), phần dưới ghi số đăng ký cá biệt của cuốn sách.

Ví dụ:       PQ   NV …

                   02     05

3.  Phân loại tài liệu, sách, báo

Tài liệu trong tủ sách pháp luật cần được sắp xếp theo 4 nhóm cơ bản sau đây:

Nhóm 1: các sách, tài liệu văn bản quy phạm pháp luật của Trung ương và địa phương, ký hiệu được quy ước là PQ.

Nhóm 2: các sách, tài liệu hướng dẫn nghiệp vụ công tác chính quyền, hành chính, tư pháp cơ sở, ký hiệu được quy ước là NV.

Nhóm 3: các sách hỏi đáp, bình luận, giải thích và tài liệu pháp luật có nội dung tuyên truyền, hướng dẫn, phổ biến pháp luật, ký hiệu của nhóm tài liệu này được quy ước là TT.

Nhóm 4: báo, tạp chí pháp luật được thể hiện bằng ký hiệu (05).

4. Xây dựng hệ thống mục lục tra cứu

Để giúp bạn đọc thuận lợi trong nghiên cứu các tài liệu, sách, báo pháp lý, thì việc xây dựng hệ thống mục lục tra cứu tài liệu, sách, báo là một việc làm rất cần thiết, không thể thiếu trong mỗi tủ sách pháp luật.

- Làm phích thư viện: phích thư viện là một miếng bìa trắng (hoặc màu) dài 12,5cm, cao 7,5cm trên đó mô tả tài liệu, sách, báo giúp bạn đọc tra cứu một cách dễ dàng.

Mô tả là thể hiện các yếu tố đặc trưng của tài liệu, sách, báo trên phích: tên sách, tên tác giả, năm xuất bản...

Các hình thức mô tả:

+ Mô tả theo tên tác giả;

+ Mô tả theo tên sách.

Trong hai hình thức mô tả nêu trên, hình thức mô tả theo tên sách là phù hợp đối với tủ sách pháp luật.

Mô tả theo tên sách

 

- Lập hộp phích tra cứu tên sách

Sau khi mô tả tài liệu, cán bộ phụ trách tủ sách sắp xếp phích vào một chiếc hộp theo vần chữ cái tên sách để bạn đọc dễ tra cứu. Để phân biệt giữa các vần, đầu tập mỗi vần có một phích nhô, phích này cao hơn phích thường 1,5cm. Phần nhô lên ở giữa để viết vần chữ cái, còn lại thì cắt đi.

5.  Phương pháp sắp xếp sách, báo trong tủ sách pháp luật

Tài liệu trong tủ sách pháp luật cần sắp xếp thành 4 phần:

Phần 1: các tài liệu văn bản quy phạm pháp luật của trung ương và địa phương, ký hiệu PQ.

Phần 2: các sách, tài liệu hướng dẫn nghiệp vụ công tác chính quyền, hành chính, tư pháp cơ sở, ký hiệu NV.

Phần 3: các sách hỏi đáp, bình luận, giải thích và tài liệu pháp luật có nội dung tuyên truyền, hướng dẫn, phổ biến pháp luật, ký hiệu là TT.

Phần 4: báo, tạp chí pháp luật, ký hiệu (05).

Trong mỗi phần, sắp xếp theo thứ tự chữ cái tên sách. Trong tủ sách được sắp xếp theo thứ tự từ trái qua phải, từ trên xuống dưới.

Tuỳ thuộc vào cách phân chia tủ sách thành bao nhiêu ngăn mà sắp xếp tài liệu cho phù hợp. 

 

6. Kiểm kê, bảo quản tài liệu, sách, báo

- Kiểm kê sách: công tác kiểm kê sách phải được tiến hành vào cuối năm.

Phương pháp kiểm kê: cán bộ quản lý tủ sách đối chiếu giữa sổ đăng ký cá biệt với số sách hiện có và với sổ mượn sách của bạn đọc.

Kết thúc kiểm kê phải lập biên bản xác nhận tình hình tài liệu, sách, báo pháp luật hiện có, kèm theo bản kê các sách bị mất hoặc sách bị thanh lý do hư hỏng trong quá trình sử dụng, sau đó báo cáo với Uỷ ban nhân dân xã, phường, thị trấn; lãnh đạo cơ quan, đơn vị, doanh nghiệp, trường học để xoá mục ghi tương ứng trong sổ đăng ký cá biệt.

- Bảo quản sách, báo và bảo vệ tủ sách:

+ Đối với sách, báo: cán bộ quản lý tủ sách cần quan tâm tới việc bảo quản, để sách, báo được dùng lâu hơn, bền hơn. Những nơi có kinh phí thì nên cho đóng bìa cứng để sử dụng lâu dài.

Những sách, báo do lưu hành nhiều bị xộc xệch thì cán bộ phụ trách tủ sách pháp luật phải có trách nhiệm dán lại. Luôn giáo dục bạn đọc có ý thức giữ gìn sách, báo.

+ Đối với tủ sách: không để các vật có thể gây cháy, gây hơi ẩm ướt ở gần, có trách nhiệm thường xuyên kiểm tra, phát hiện và diệt trừ mối mọt, chuột, gián… bằng hoá chất.

 Việc bảo quản Công báo để sử dụng được lâu dài là một công việc rất quan trọng đối với cán bộ phụ trách tủ sách pháp luật. Hàng năm, cán bộ phụ trách tủ sách có trách nhiệm báo cáo Uỷ ban nhân dân cấp xã; lãnh đạo cơ quan, đơn vị, doanh nghiệp, trường học để đề nghị hỗ trợ kinh phí đóng Công báo thành từng quyển, trên gáy sách có ghi rõ năm để tiện cho người tra cứu.

Cán bộ phụ trách tủ sách pháp luật hàng năm hoặc theo định kỳ có báo cáo lãnh đạo chính quyền và cơ quan Tư pháp đánh giá kết quả tổ chức và hoạt động của tủ sách pháp luật, từ đó đề ra kế hoạch bổ sung trong thời gian tới (bổ sung định kỳ và bổ sung hoàn bị); đồng thời, giúp lãnh đạo biết được tình hình hoạt động của tủ sách pháp luật để có sự chỉ đạo kịp thời.

Nội dung báo cáo cần tập trung đánh giá kết quả về tổ chức và hoạt động phục vụ của tủ sách pháp luật và những tồn tại, từ đó rút ra những bài học kinh nghiệm về tổ chức và hoạt động của tủ sách; nêu các kiến nghị cụ thể với các cấp lãnh đạo để có các giải pháp kịp thời, thoả đáng nhằm nâng cao hiệu quả tổ chức và hoạt động của tủ sách pháp luật trong những năm tiếp theo.

7. Bổ sung tài liệu, sách, báo cho tủ sách pháp luật

Cán bộ quản lý tủ sách pháp luật phải thường xuyên tìm nguồn sách để bổ sung kịp thời vào tủ sách pháp luật những sách, báo, tài liệu cần thiết, phù hợp với đặc điểm kinh tế, văn hoá- xã hội của địa phương với đặc thù của từng cơ quan, đơn vị, doanh nghiệp và phù hợp với yêu cầu, trình độ của bạn đọc.

Các hình thức bổ sung:

- Bổ sung khởi đầu: xây dựng vốn sách ban đầu cho tủ sách pháp luật.

- Bổ sung hiện tại: bổ sung định kỳ.

- Bổ sung hoàn bị: bổ sung những tài liệu còn thiếu để hoàn thiện nội dung của tủ sách.

Nguồn bổ sung: đặt mua tại các công ty phát hành sách Trung ương và địa phương; thông qua Phòng Tư pháp quận, huyện, thị xã, thành phố thuộc tỉnh hoặc Sở Tư pháp các tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương.

8. Nhiệm vụ của cán bộ phụ trách tủ sách pháp luật

Cán bộ phụ trách tủ sách không chỉ đơn thuần là người giữ tủ sách, bảo quản và cho mượn sách mà còn cần phải phấn đấu để trở thành người hướng dẫn cán bộ, nhân dân sử dụng sách, báo, tài liệu pháp lý; tuyên truyền, động viên nhân dân tích cực tìm hiểu pháp luật. Có thể nói, tủ sách pháp luật có phát huy được đầy đủ tác dụng thiết thực hay không, điều đó còn phụ thuộc rất nhiều vào vai trò, trình độ, tinh thần trách nhiệm của cán bộ phụ trách tủ sách pháp luật. Muốn vậy, ngoài năng lực phối hợp tổ chức, cán bộ phụ trách tủ sách pháp luật luôn phải tự học hỏi để nâng cao trình độ chính trị, pháp lý nhằm đáp ứng ngày càng tốt hơn nhiệm vụ của mình.

Cán bộ phụ trách tủ sách pháp luật có những nhiệm vụ cơ bản sau:

-  Cho mượn và hướng dẫn việc sử dụng tài liệu, sách, báo pháp lý khi được bạn đọc yêu cầu;

- Bảo quản trang thiết bị của tủ sách;

- Thường xuyên quan hệ với nhà trường, các Ban, ngành, đoàn thể ở cơ sở để tuyên truyền, vận động cán bộ, nhân dân và học sinh đọc và tìm hiểu các loại tài liệu, sách, báo pháp luật có trong tủ sách. Có các hình thức phù hợp để thông báo kịp thời cho cán bộ, nhân dân và học sinh về: danh mục sách, báo, văn bản pháp luật có trong tủ sách; các loại tài liệu tuyên truyền, phổ biến pháp luật của các cơ quan tư pháp cấp trên; những văn bản thiết yếu đến đời sống hàng ngày của người dân, những văn bản đang phục vụ cho nhiệm vụ chính trị ở địa phương.

Phối hợp với nhà trường, cán bộ các đoàn thể quần chúng, tổ chức xã hội để giới thiệu sách, báo, tài liệu pháp lý tại các cuộc họp đoàn thể và trong các sinh hoạt của cơ quan, đơn vị, nhà trường; tổ chức các buổi nói chuyện chuyên đề về pháp luật; tổ chức thi tìm hiểu pháp luật ở địa phương và trong cơ quan nhằm khơi dậy sự hứng thú đọc và tìm hiểu các loại tài liệu, sách, báo pháp luật;

- Thực hiện những nhiệm vụ thuộc nghiệp vụ thư viện, duy trì giờ đọc, phục vụ đọc tại chỗ, cho mượn về nhà, niêm yết nội quy phòng đọc;

- Thực hiện các hướng dẫn của cơ quan tư pháp cấp trên;

- Phối hợp với điểm bưu điện văn hoá xã, thư viện, bộ đội biên phòng để luân chuyển sách, báo,  tài liệu pháp lý.

Tóm lại: để làm tốt việc quản lý và khai thác tủ sách pháp luật, đáp ứng được nhu cầu tìm hiểu pháp luật ngày càng cao của bạn đọc, nhiệm vụ đặt ra đối với cán bộ quản lý tủ sách pháp luật rất nặng nề. Cán bộ quản lý tủ sách pháp luật không chỉ đơn thuần là người trông coi tủ sách và cho mượn sách, báo, tài liệu pháp luật có trong tủ sách mà cán bộ phụ trách tủ sách pháp luật còn phải trở thành một cán bộ nắm vững pháp luật để hỗ trợ, giúp đỡ, hướng dẫn bạn đọc tìm hiểu, tra cứu các quy phạm pháp luật; giải đáp kịp thời các thắc mắc khi bạn đọc có yêu cầu. Thông qua những hoạt động của mình, cán bộ phụ trách tủ sách pháp luật có trách nhiệm khơi dậy sự say mê, hứng thú tìm hiểu các văn bản, sách, báo pháp luật của cán bộ, nhân dân và học sinh để giải quyết công việc, vận dụng vào các hoạt động hàng ngày, tránh các vi phạm pháp luật.